Was ist eine XRechnung? Einfach erklärt
Aktualisiert am 2026-10-05
XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Sie ist kein PDF und kein eingescanntes Dokument, sondern eine strukturierte XML-Datei, die Buchhaltungssoftware automatisch lesen und verbuchen kann. Wenn ein Kunde von Ihnen eine „XRechnung“ oder „E-Rechnung“ verlangt, möchte er eine Rechnung in genau diesem maschinenlesbaren Format.
Woher kommt die XRechnung?
Die EU hat mit der europäischen Norm EN 16931 ein gemeinsames Datenmodell für elektronische Rechnungen festgelegt. Jedes Land darf nationale Regeln ergänzen. Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung: EN 16931 plus deutsche Geschäftsregeln (zum Beispiel eine verpflichtende Käuferreferenz und Kontaktdaten des Rechnungsstellers). Gepflegt wird sie von der KoSIT, einer öffentlichen Koordinierungsstelle, die auch den offiziellen Validator bereitstellt.
Was steht in einer XRechnung?
Dieselben Angaben wie in jeder Rechnung, nur in benannten Feldern: Rechnungsnummer und -datum, Rechnungssteller und Rechnungsempfänger mit Anschrift und Steuernummer bzw. USt-IdNr., Positionen, Umsatzsteuerkategorie und -satz, Summen, Zahlungsangaben und Fälligkeit. Weil jedes Feld eine feste Bedeutung hat, kann die Software des Empfängers die Rechnung prüfen und verarbeiten, ohne dass jemand etwas abtippt.
Eine XRechnung kann in zwei XML-Syntaxen geschrieben werden: UBL und UN/CEFACT CII. Beide sind gültig; Empfänger müssen beide akzeptieren.
Wer braucht eine XRechnung?
- Öffentliche Auftraggeber (Bundesministerien, viele Landes- und Kommunalbehörden) verlangen E-Rechnungen, meist als XRechnung und in der Regel mit einer Leitweg-ID auf der Rechnung.
- Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Das Ausstellen wird stufenweise Pflicht: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle. XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) sind beide zulässig. Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.
- Ausnahmen beim Ausstellen: Kleinunternehmer (§ 19 UStG) und Rechnungen bis 250 € müssen keine E-Rechnung ausstellen. Empfangen können müssen aber auch sie.
XRechnung oder ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein PDF, in das dieselbe Art von XML eingebettet ist. Beide Formate sind im B2B zulässig; Portale der öffentlichen Hand wollen meist die XRechnung. Den ausführlichen Vergleich finden Sie hier: ZUGFeRD vs. XRechnung.
XRechnung erstellen ohne Buchhaltungssoftware
Sie können Ihre Rechnung direkt bei einvoicegen eingeben: Das Formular fragt genau die Felder ab, die die Regeln verlangen, erklärt Umsatzsteuerfälle wie die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge) und erzeugt sowohl eine XRechnung (XML) als auch ein ZUGFeRD-PDF. Jede Datei wird vor dem Download mit dem KoSIT-Validator geprüft. Sie brauchen kein Konto und zahlen pro Rechnung; die Preise finden Sie unter Preise.
Erhaltene XRechnung öffnen
Eine XML-Datei lässt sich im Texteditor kaum lesen. Mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer sehen Sie sie als normale Rechnung und prüfen, ob sie gültig ist. Mehr dazu: XRechnung (XML) öffnen.
Sie müssen eine E-Rechnung senden?
Erstellen Sie eine gültige XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung in 2 Minuten, ohne Software. Vorschau kostenlos, geprüft mit dem offiziellen KoSIT-Validator.